时间管理 –充分利用你的24小时

豆瓣链接:时间管理 -如何充分利用你的24小时

很短的一个小册子,大约半小时就可以完成。讲的内容基本属于时间管理的术,对道和器的涉及很少。如果看过《高效能人士的七个习惯》和《GTD》的读者,本书并没有新的知识,可以拿来翻看一下,回顾一下相关知识。

在我看来,时间管理分为三个层级,分别是:道;术;器。

所谓道,指的是时间管理体系的建立。对有些人来说,这个未免太过虚无,对我来说却正好相反:如果没有一个逻辑完备的体系,我觉得很难让自己信任自己在做的行动。在这个层级,《高效能人士的七个习惯》在读过的书里还算不错。从自身推广到社会互助,形成了一个较为完整的体系。

谈到术,即是相对具体的实现方法。这个层级基本上是涉及到具体的行动方面。如何拆解目标,如何给行动排优先级,如何分配精力和资源都属于这个层级的内容。这个层级的书就明显丰富很多,我个人最推荐的是《Getting things done》,国内的翻译版叫《搞定》。这本书除看起来比较费劲,尤其是中间有很多trigger list,一开始不知道是用来做什么的,实际上这些就是一个引子,让你能够想起相关的内容的,阅读的时候可以直接跳过。另外邹新写的《小强升职记》也不错,不过就我看来,这个写的太过详细,里面的场景也太过理想化。新手如果照搬反而容易弄巧成拙,失去信心。

最后一个就是器,也就是所使用的工具。涉及这个方面的书数不胜数,包括各种软件的使用方法,晨间日记,每周回顾,etc…推荐大家固定使用一种工具,等到固定之后再进行更换。对于初学者来说,工具的差别并没有那么大,更多的是熟练程度的差别。下面列举了几个我用过的工具以供参考:

  • My Life Organized(MLO)
    • 老牌的时间管理工具
    • Windows Only
    • 强大的自定义功能,可以设置多种filter,视图控制非常细致
    • 上手较困难
  • Omnifocus
    • Mac平台下老牌时间管理工具
    • 提供Apple Script API,可以提供系统级交互,自定义功能极强
    • 强大的自定义功能,视图控制非常细致
    • 上手难度中等
    • 价格较贵
  • Remember the milk(RTM)
    • 在线To-do list工具
    • 轻量,方便,快捷
    • 通过Tab可以部分实现GTD的功能
  • Wunderlist
    • 微软出品的在线To-do list工具
    • 免费版功能强大
    • 多客户端
    • 轻量,方便,快捷
  • Doit.im
    • 号称第一个中文在线GTD工具
    • 免费版功能受限
    • 更新不及时,我现在已经不使用此工具

如何制定年度目标

这篇文章的缘由是群里的一场讨论:2017年的新年目标是什么。这场讨论发生在一个多月前了,本来早就应该写了,结果一直懒,再加上春节假期,拖到现在才想起来总结一下。

每年年底的时候群里总会有新年目标的讨论,大家也都能说出很多内容。同时,关于该如何制定目标,到底什么样的目标才算是 合理的目标,也会有很多的疑问,讨论甚至于争执。我在这里抛砖引玉,希望能够引起大家更多的思考。

什么是目标

关于目标的定义,百度百科有很好的解释,在此摘录目标的特性部分如下:

主观性

目标是对活动预期结果的主观设想,是在头脑中形成的一种主观意识形态。以主观意识反映客观现实的程度,可分为必然目标、或然目标和不可能目标;

方向性

目标是活动的预期目的,为活动指明方向。具有维系组织各个方面关系构成系统组织方向核心的作用;

现实性

目标的价值性,可操作性构成了目标的现实性。从现实目标满足期望程度看,有理想目标、满意目标、勉强目标和不得已目标;

社会性

目标因受社会政治、经济制度、文化传统、意识形态制约。所以目标都是一定社会的目标,而具有社会性;

实践性

目标具有为实践活动指明方向的作用,只有通过实践活动才能实现目标。

目标-百度百科

在定义目标时,有一个老生常谈的标准就是SMART,具体而言,指的是:

S – Specific

M – Measurable

A – Attainable

R – Relevant

T – Time-bound

往往大家一看到这个标准,就会觉得道理都懂,但是真的开始做目标了,却觉得很难去满足这些要求,从而觉得这个标准未免太过苛刻。就我个人而言,我认为上述五个标准之中,有一个标准是重中之重,必须要明确落实下来的:Measurable。之所以把这项提出来作为制定目标时的关键点,主要原因如下:

  1. 如果不能明确衡量的标准,那么对于目标的实现程度就无法检查,阶段性的回顾更加无从谈起。

在保证上述条件的前提下,其他的标准都是可以在事后来慢慢细化的。甚至于包括Specific这个很多人认为的首要标准,都是可以暂时放在一边的:因为我们做的是个人的年度目标,而不是项目的年度目标。对于一个公司的项目来说,project scope是一切的根本,对于个人目标来说却不是这样:可以先确定一个方向,重要的是先做起来,经过一到两个月的观察,再确定一个可行的目标。

目标的分类

关于如何去量化目标,一直以来就有不少的争论:到底是应该以结果出发,还是以过程出发。群里的朋友在讨论的时候发现经常会有一个问题,就是没有一个良好的量化方法,从而导致目标追踪失败,常常出现2016的目标改个日期就变成2017目标的问题。

下面从两个出发点,举两个例子:

参加TOEFL考试,并且需要拿到100+的成绩

很明显,这个目标是从结果出发的:参加TOEFL并拿到100+ 就是想要的结果。对于年度目标来说,这个目标是一个足够清晰的初始目标,个人认为年度目标做到这样就已经足够满足要求了。当然,如果能够说出希望在什么时候完成这个目标就更好了。即使暂时无法知道何时能达到这个目标,也无大碍:因为我们已经有了一个足够好的量化方法。哪怕是过了半年,发现这个目标暂时无法达到,或者说有更重要的事情,也可以把这个目标推迟。

再举一个例子:

使用百词斩,每天背200个托福单词

对比上面那个例子,这个例子很明显是从过程出发的。在这个例子里,并没有对结果做出要求,而是对过程提出了一个可测量的目标。对于这个例子来说,比上一个例子多了一个约束条件:Time-bound。因此,约束性比上一个例子要大很多。

那么,对于这两中出发点来说,哪个更好一点呢?实际上,并不存在哪种更好的这个说法。我的建议是在制定年度目标时,需要从结果出发,制定出一个可量化的目标。当拆解一个年度目标时,采用从过程出发的方法,定义各个阶段的过程,更重要的是要尽量想办法来检验是否能通过这个过程达到年度目标。

对于一个质量工程师来说,这两种方法无非就是图纸spec和IPQC的spec的区别而已:

  • 图纸的spec控制的是成品的质量要求
  • IPQC的spec控制的是制程中的质量要求

从上面的对比可以看出来,这个逻辑的出发点是通过对过程的约束,达到约束产出的目的。那么有一个问题:如何确定我们对过程的约束能够达到对约束产出的目的呢?换而言之,是否通过约束过程,就一定能够达到我们想要的目标呢?很遗憾,答案是并不能完全确定。好消息是我们能够降低产出的不确定性,坏消息是我们无法完全确定产出。有一个更坏的结果,就是我们的努力的方向不对,根本无法达到我们的目标。在工程中,通过DOE及Trail run来评估IPQC的有效性,对于个人目标来说,我们有更加便捷的方法进行评估:就上面的例子,可以每个月的月底做一套TOEFL的模拟卷,来看看是否随着单词量的提升,TOEFL的成绩也能得到提升。如果答案为否,需要重新评估每天背200个托福单词这个方法是否对自己有用。

结论

综上所述,在制定年度目标的时候,SMART原则固然重要,但是如果要在这五个原则里面排个序,最重要的是需要确保目标是可量化的。在可量化的前提下,可以慢慢细化,经过一段时间的评估,会对年度目标有更清楚的认识,再按照SMART原则进行细化。在做年度目标时,需要按照从结果出发的原则进行;在细化、拆解年度目标时,需要按照从过程出发的原则进行。其中必不可少的一项是加入周期性的评估,或者说回顾的环节。因为我们不知道我们所控制的过程是否还对年度目标起作用,如果发现已经偏离年度目标,或者作用越来越小,需要考虑是否应该寻找新的因素。

2017年度计划

又到了元旦,也开始了一年一度的立flag的时候了,最近不知道为什么,每天都不是很开心。没什么想要买的东西,也没有什么过的不顺心的事情,纯粹就是不开心,看来上次跟John聊天的内容真的应验了,目前面对的最大的挑战就是没有挑战。不知道后面会不会有些新的东西出来。

按照惯例,每年元旦都会给自己一个清单,写一下今年的目标,今年也不例外。

1. 能够拿到新的项目,目前手上的项目实在太无聊了
2. 参加TOEFL考试,目标分数100+
3. 报名OMSCS,争取能赶上17Fall

如何建立个人事务管理系统

1. 背景

个人事务管理系统的概念和适用范围

1. 什么是个人事务管理系统

  • 用于管理个人待办事务的系统
  • 有一套工具的支撑
  • 对不同的待办事务用统一的方式进行处理,分类和完成
  • 本文介绍的系统主要适合以下几种人群
    • 每天有较复杂(>10项)待办事务的白领
    • 有需要跟进事项的管理人员
    • 对时间管理有兴趣的大学生
    • 项目管理人员

2. 个人事务管理系统不是什么

  • 个人事务管理系统不是指的电脑软件,手机app
  • 个人事务管理系统不是万能药,它只能辅助用户进行处理和分类,并不能替代用户自动完成
  • 个人事务管理系统不是普适的,下列人群并不合适本文介绍的方法
    • 高中及高中以下的学生
    • 大量重复劳动的工作者
    • 目前时间极度紧张,无法腾出空余时间进行思考的人群
    • 研究创新型工作

不需要事务管理系统的情况

当日常事务并不多,且关系并不复杂时,并不需要借助事务管理系统的帮助就能完全掌控,此时不需要事务管理系统。当建立和维护时间管理系统时,请注意以下几个方面:

  1. 事务管理系统的建立需要大量的时间和多次的反复
  2. 事务管理系统的维护需要花费大量精力
  3. 建立事务管理系统的目的并不是为了减轻工作的强度,而是让自身能够理清事务的脉络,决定优先级和完成次序

综上所述,下列人群并不建议按照本文尝试建立个人事务管理系统:

  1. 高中及高中以下的学生
    • 建立事务管理系统需要花费大量的时间和精力
    • 大部分情况下,学生并不能够根据自己的意愿掌控事务的安排,而是需要跟从课堂的安排
  2. 大量重复劳动的工作者
    • 事务管理并不适合大量重复的工作,如生产线操作工。
  3. 目前时间极度紧张,无法腾出空余时间进行思考的人群
    • 建立及完善事务管理系统需要大量的时间和精力,如果没有足够的精力,很容易半途而废
  4. 研究创新型工作
    • 拥有大量不易分解的任务
    • 项目分解路径不清晰

无个人事务管理系统时遇到的问题

  • 使用便条
    • 便条容易丢失
    • 不易辨别事情的轻重缓急
    • 检索不易
  • 使用头脑记住
    • 容易忘记事情
    • 容易精神紧张

使用日程表的事务管理系统

  • 优点
    1. 不会忘记事情
    2. 容易看出截止时间
  • 缺点
    1. 所有事项都有截止时间导致精神压力大,容易导致破罐破摔
    2. 有依赖关系的项目需要同时调整截止时间,较为繁琐
    3. 待办事项按照截止日期排列,而不是项目排列。容易导致项目错失事项,无法及时发现

使用任务清单的事务管理方法

  • 优点
    1. 所有事项都会记录
  • 缺点
    1. 无法决定行动的次序
    2. 有截止日期的行动被淹没在所有行动中

2. 如何一步步建立适合自己的事务管理系统

难点在哪里?

很多人都希望能够快速的建立自己的事务管理系统并投入使用,却常常遭遇失败。经常会遇到QQ群里的朋友抱怨说不知道如何使用模版,或者是某类任务该如何归类。归根到底,是由于太心急,反而忽略了事务管理最关键的一个方面:对自身的适应性

文学家说:“一千个人眼里有一千个哈姆雷特”。同样,不同的人适合的系统也不尽相同。希望有一个终极解决方案能够一次性解决所有人的问题是不切实际的,也是不负责任的。

通过多年的经验,总结了一下在建立自己系统的时候需要注意的几点:

  1. 从空白开始建立系统,别人的系统/模版只能作为参考,而不能作为自己的框架直接套用
  2. 系统的建立要由粗到细。一开始只把大件的事情放进去,不需要一开始就进行任务分解。在对系统掌握不熟练的时候,没有必要进行细致的分解,过早地进行分解反而会把自己陷入到细节之中,造成整个系统失控,从而放弃系统
  3. 慢慢过渡,接受失败。一开始可以把系统建立在任务清单上,从实际使用的过程中慢慢感觉到任务清单的不便之处,从而一步步改进系统。如果在某一个阶段觉得系统使用已经成熟,可以应付当前的需要,则没有必要继续改进系统。要始终记住,事务管理系统对于整个事务处理的过程是属于附加劳动,在可以满足要求的前提下,尽量减少事务处理的环节
  4. 事务处理系统的建立是一个非常耗费精力与时间的事情,在建立系统的过程中,会经常的反复,甚至于不停的放弃已经建立的系统。这个是非常正常的事情,请不要自责。

GTD介绍

经过多代的发展,目前常用的事务管理系统意境日趋成熟,本文介绍的是一个名为Getting things done的系统,由David Allen提出。具体的理论不在赘述,可以参考系列图书

本文作者只阅读了第一本,其他两本请读者自行判断是否需要阅读。

GTD明确的把事务的处理分为了五个阶段 :

  1. 收集阶段
  2. 任务拆解
  3. 任务分配
  4. 任务执行
  5. 回顾流程

具体流程可以参见下图

为了更清楚的演示这个系统的运作,接下来将对每一条做一个解释。

1. 任务收集阶段

  • 主要目的:收集现有的任务。
    • 按照GTD的要求,此处需要收集所有的任务,包括头脑中的想法都当作任务进行收集。实际上,如果完全按照GTD的要求,很容易在这一步造成任务过多,对后面的步骤产生很大的压力。并且由于系统初建立,还有很多不完善的地方,如果按照GTD的要求,完成收集步骤后大脑完全不进行记忆工作,很容易因为细节的问题造成整个系统崩溃,对自己失去信心
  • 初学者建议:收集工作任务。把暂时毫无头绪的事情记录下来,不要贪多,5-10件即可,重点在于慢慢进行摸索,而不要苛求一次性把体系完整建立

2. & 3. 任务拆解和任务分配阶段

  • 主要目的:把收集的任务拆解成可完成的步骤。
    • 这个是GTD的核心步骤,经常会有人卡在这一步上不知道该怎么进行。最常见的问题是拆解的粒度要有多细。经常看见群里或论坛上有人为这个争执的不可开交。从我的角度来说,分解的粒度到自己确认能够完成就可以了。这个粒度因人而异,不必强求每个人都一样。
    • 在这一步完成之后,所有的任务应该被分为以下几种情况:
      • 若某件事务可以执行
        • 是否属于某个项目
          • 如果短时间内自己可以执行完毕,立即执行
          • 委派给他人执行
          • 安排在特定时间行动,放入日程单
          • 无特定时间要求,放入待办事项清单
      • 若某件事务暂时无法执行
        • 判断是否需要定期进行回顾
        • 是否属于参考资料,预备查阅

    实际使用中有以下几个地方非常容易遇到问题:

    • 一个行动是否属于某个项目?

    其实这个问题不需要太纠结,GTD概念里的项目和平时所说的项目有相似之处,但更多的倾向于一种松散的行动的集合,并不像传统意义上的项目那么重型。比如说将和朋友出去吃饭作为一个项目,“上大众点评查饭馆”和“打电话约朋友”就是项目下的两个行动

    • 对于无法立即执行的事务

    经常会有人对这个感到疑惑,认为很难分清楚参考资料和需要回顾的资料的区别,对于这种情况,我的建议是不要进行区分。在回顾的时候一起过一遍就好。

    • 不知道这一步是否应该会产生新的项目

    有人会觉得我们这一步是在分解任务,应该注重在已有任务的分解,而不是创建新任务,其实这个是一个误区。很多时候我们应该根据自己的经验和判断,在这个步骤中会产生一些新的任务,重新加入到收集阶段中去。例如:
    – 委派个别人的任务需要提供清楚的期望,甚至范例。需要确定完成时间和跟踪时间
    – 需要在特定时间的行动有可能需要给与会人员发送会议邀请,提供会议日程单
    – 对于需要细化的事务,要建立一个项目

  • 初学者建议:细化任务时做到看过去知道如何完成就好了,不要无限制的细化。对于无法确定属于哪一类的行动,可以放入待办事项清单,在执行任务时再进行一次思考

4. 任务执行阶段

  • 主要目的:按照分配完的任务清单执行任务
    • 这个其实是整个系统最重要的步骤,也是最容易被人忽视的步骤。经常有朋友在前面花了很大力气把任务分配完成,就认为任务已经完成了。可以看到在我的系统里,其实在任务分解和分配阶段就已经把需要动脑子的部分基本搞定,剩下的就是按照任务清单一项项完成,更加倾向于体力活了。
  • 初学者建议:一定要重视这个步骤,不然前面的都白做了。任务分解和分配不代表任务完成,请千万记住这一点。

5. 回顾流程

  • 主要目的:回顾流程的主要目的有两个,在系统的初期,需要着眼于系统的运行状况,检查系统是否按照自己预想的进行运转,至于系统内每个行动和项目的状况可以不必太在意,这个阶段推荐使用GTD checklist进行检查。当系统平稳运转一段时间之后,可以不再仅仅聚焦于系统的运行,而是去深入的看每一个项目的执行情况。

小结

本文主要粗略介绍了一下我所使用的事务管理系统。其实每个系统的终极目标就是不用系统的情况下也能让所有事情运转良好。请记住,所有的事务管理系统都是附加在事务之外的,充其量能帮助人们理清问题,而不是解决问题。由于行文仓促,有些地方或有未尽思考之处,请大家指正。