如何建立个人事务管理系统

1. 背景

个人事务管理系统的概念和适用范围

1. 什么是个人事务管理系统

  • 用于管理个人待办事务的系统
  • 有一套工具的支撑
  • 对不同的待办事务用统一的方式进行处理,分类和完成
  • 本文介绍的系统主要适合以下几种人群
    • 每天有较复杂(>10项)待办事务的白领
    • 有需要跟进事项的管理人员
    • 对时间管理有兴趣的大学生
    • 项目管理人员

2. 个人事务管理系统不是什么

  • 个人事务管理系统不是指的电脑软件,手机app
  • 个人事务管理系统不是万能药,它只能辅助用户进行处理和分类,并不能替代用户自动完成
  • 个人事务管理系统不是普适的,下列人群并不合适本文介绍的方法
    • 高中及高中以下的学生
    • 大量重复劳动的工作者
    • 目前时间极度紧张,无法腾出空余时间进行思考的人群
    • 研究创新型工作

不需要事务管理系统的情况

当日常事务并不多,且关系并不复杂时,并不需要借助事务管理系统的帮助就能完全掌控,此时不需要事务管理系统。当建立和维护时间管理系统时,请注意以下几个方面:

  1. 事务管理系统的建立需要大量的时间和多次的反复
  2. 事务管理系统的维护需要花费大量精力
  3. 建立事务管理系统的目的并不是为了减轻工作的强度,而是让自身能够理清事务的脉络,决定优先级和完成次序

综上所述,下列人群并不建议按照本文尝试建立个人事务管理系统:

  1. 高中及高中以下的学生
    • 建立事务管理系统需要花费大量的时间和精力
    • 大部分情况下,学生并不能够根据自己的意愿掌控事务的安排,而是需要跟从课堂的安排
  2. 大量重复劳动的工作者
    • 事务管理并不适合大量重复的工作,如生产线操作工。
  3. 目前时间极度紧张,无法腾出空余时间进行思考的人群
    • 建立及完善事务管理系统需要大量的时间和精力,如果没有足够的精力,很容易半途而废
  4. 研究创新型工作
    • 拥有大量不易分解的任务
    • 项目分解路径不清晰

无个人事务管理系统时遇到的问题

  • 使用便条
    • 便条容易丢失
    • 不易辨别事情的轻重缓急
    • 检索不易
  • 使用头脑记住
    • 容易忘记事情
    • 容易精神紧张

使用日程表的事务管理系统

  • 优点
    1. 不会忘记事情
    2. 容易看出截止时间
  • 缺点
    1. 所有事项都有截止时间导致精神压力大,容易导致破罐破摔
    2. 有依赖关系的项目需要同时调整截止时间,较为繁琐
    3. 待办事项按照截止日期排列,而不是项目排列。容易导致项目错失事项,无法及时发现

使用任务清单的事务管理方法

  • 优点
    1. 所有事项都会记录
  • 缺点
    1. 无法决定行动的次序
    2. 有截止日期的行动被淹没在所有行动中

2. 如何一步步建立适合自己的事务管理系统

难点在哪里?

很多人都希望能够快速的建立自己的事务管理系统并投入使用,却常常遭遇失败。经常会遇到QQ群里的朋友抱怨说不知道如何使用模版,或者是某类任务该如何归类。归根到底,是由于太心急,反而忽略了事务管理最关键的一个方面:对自身的适应性

文学家说:“一千个人眼里有一千个哈姆雷特”。同样,不同的人适合的系统也不尽相同。希望有一个终极解决方案能够一次性解决所有人的问题是不切实际的,也是不负责任的。

通过多年的经验,总结了一下在建立自己系统的时候需要注意的几点:

  1. 从空白开始建立系统,别人的系统/模版只能作为参考,而不能作为自己的框架直接套用
  2. 系统的建立要由粗到细。一开始只把大件的事情放进去,不需要一开始就进行任务分解。在对系统掌握不熟练的时候,没有必要进行细致的分解,过早地进行分解反而会把自己陷入到细节之中,造成整个系统失控,从而放弃系统
  3. 慢慢过渡,接受失败。一开始可以把系统建立在任务清单上,从实际使用的过程中慢慢感觉到任务清单的不便之处,从而一步步改进系统。如果在某一个阶段觉得系统使用已经成熟,可以应付当前的需要,则没有必要继续改进系统。要始终记住,事务管理系统对于整个事务处理的过程是属于附加劳动,在可以满足要求的前提下,尽量减少事务处理的环节
  4. 事务处理系统的建立是一个非常耗费精力与时间的事情,在建立系统的过程中,会经常的反复,甚至于不停的放弃已经建立的系统。这个是非常正常的事情,请不要自责。

GTD介绍

经过多代的发展,目前常用的事务管理系统意境日趋成熟,本文介绍的是一个名为Getting things done的系统,由David Allen提出。具体的理论不在赘述,可以参考系列图书

本文作者只阅读了第一本,其他两本请读者自行判断是否需要阅读。

GTD明确的把事务的处理分为了五个阶段 :

  1. 收集阶段
  2. 任务拆解
  3. 任务分配
  4. 任务执行
  5. 回顾流程

具体流程可以参见下图

为了更清楚的演示这个系统的运作,接下来将对每一条做一个解释。

1. 任务收集阶段

  • 主要目的:收集现有的任务。
    • 按照GTD的要求,此处需要收集所有的任务,包括头脑中的想法都当作任务进行收集。实际上,如果完全按照GTD的要求,很容易在这一步造成任务过多,对后面的步骤产生很大的压力。并且由于系统初建立,还有很多不完善的地方,如果按照GTD的要求,完成收集步骤后大脑完全不进行记忆工作,很容易因为细节的问题造成整个系统崩溃,对自己失去信心
  • 初学者建议:收集工作任务。把暂时毫无头绪的事情记录下来,不要贪多,5-10件即可,重点在于慢慢进行摸索,而不要苛求一次性把体系完整建立

2. & 3. 任务拆解和任务分配阶段

  • 主要目的:把收集的任务拆解成可完成的步骤。
    • 这个是GTD的核心步骤,经常会有人卡在这一步上不知道该怎么进行。最常见的问题是拆解的粒度要有多细。经常看见群里或论坛上有人为这个争执的不可开交。从我的角度来说,分解的粒度到自己确认能够完成就可以了。这个粒度因人而异,不必强求每个人都一样。
    • 在这一步完成之后,所有的任务应该被分为以下几种情况:
      • 若某件事务可以执行
        • 是否属于某个项目
          • 如果短时间内自己可以执行完毕,立即执行
          • 委派给他人执行
          • 安排在特定时间行动,放入日程单
          • 无特定时间要求,放入待办事项清单
      • 若某件事务暂时无法执行
        • 判断是否需要定期进行回顾
        • 是否属于参考资料,预备查阅

    实际使用中有以下几个地方非常容易遇到问题:

    • 一个行动是否属于某个项目?

    其实这个问题不需要太纠结,GTD概念里的项目和平时所说的项目有相似之处,但更多的倾向于一种松散的行动的集合,并不像传统意义上的项目那么重型。比如说将和朋友出去吃饭作为一个项目,“上大众点评查饭馆”和“打电话约朋友”就是项目下的两个行动

    • 对于无法立即执行的事务

    经常会有人对这个感到疑惑,认为很难分清楚参考资料和需要回顾的资料的区别,对于这种情况,我的建议是不要进行区分。在回顾的时候一起过一遍就好。

    • 不知道这一步是否应该会产生新的项目

    有人会觉得我们这一步是在分解任务,应该注重在已有任务的分解,而不是创建新任务,其实这个是一个误区。很多时候我们应该根据自己的经验和判断,在这个步骤中会产生一些新的任务,重新加入到收集阶段中去。例如:
    – 委派个别人的任务需要提供清楚的期望,甚至范例。需要确定完成时间和跟踪时间
    – 需要在特定时间的行动有可能需要给与会人员发送会议邀请,提供会议日程单
    – 对于需要细化的事务,要建立一个项目

  • 初学者建议:细化任务时做到看过去知道如何完成就好了,不要无限制的细化。对于无法确定属于哪一类的行动,可以放入待办事项清单,在执行任务时再进行一次思考

4. 任务执行阶段

  • 主要目的:按照分配完的任务清单执行任务
    • 这个其实是整个系统最重要的步骤,也是最容易被人忽视的步骤。经常有朋友在前面花了很大力气把任务分配完成,就认为任务已经完成了。可以看到在我的系统里,其实在任务分解和分配阶段就已经把需要动脑子的部分基本搞定,剩下的就是按照任务清单一项项完成,更加倾向于体力活了。
  • 初学者建议:一定要重视这个步骤,不然前面的都白做了。任务分解和分配不代表任务完成,请千万记住这一点。

5. 回顾流程

  • 主要目的:回顾流程的主要目的有两个,在系统的初期,需要着眼于系统的运行状况,检查系统是否按照自己预想的进行运转,至于系统内每个行动和项目的状况可以不必太在意,这个阶段推荐使用GTD checklist进行检查。当系统平稳运转一段时间之后,可以不再仅仅聚焦于系统的运行,而是去深入的看每一个项目的执行情况。

小结

本文主要粗略介绍了一下我所使用的事务管理系统。其实每个系统的终极目标就是不用系统的情况下也能让所有事情运转良好。请记住,所有的事务管理系统都是附加在事务之外的,充其量能帮助人们理清问题,而不是解决问题。由于行文仓促,有些地方或有未尽思考之处,请大家指正。

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